Privacy Plicy / プライバシーポリシー

個人情報保護方針

  • 制定日 2003年8月25日
  • 最終改訂日 2017年10月2日
  • 株式会社セブンシーズ
  • 代表取締役 長澤 誠

当社は、企業向け語学コミュニケーション研修を中心とした業務において当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。

  • 個人情報は企業向け語学コミュニケーション研修を中心とした業務において当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いは行いません。
    また、利用目的の範囲を超えた個人情報の取扱いを行わないための措置を講じます。
  • 個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。
  • 個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
  • 個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。
  • 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。

本方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、当社のホームページ、パンフレットなどに掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。

以上

■個人情報の取扱いについて

1.事業者の名称

株式会社セブンシーズ

2.事業者の名称
  • 管理者:個人情報保護管理責任者 Administration Director
  • 所属部署:株式会社セブンシーズ 総務部
  • 連絡先:電話03(5312)7061
3.個人情報の利用目的
分類利用目的
(1)ご本人より書面等(ホームページや電子メール等によるものを含む。以下「書面」という)に記載された個人情報を直接取得する場合の利用目的:開示対象個人情報
お客様情報研修、研修コンサルティング、語学研修トレーナー育成トレーニング、国際派俳優トレーニング、各種コンテンツ・プログラム開発及び作成、オリジナル英語力評価試験、フォーラムのご案内等の業務提供のため
株主情報情報公開、配布物の送付、連絡のため
取引先情報商談及び業務上の諸連絡、受発注業務、請求支払業務のため
従業者情報従業者の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため
採用応募者に関する個人情報採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため
(2)ご本人からの直接書面以外で取得する場合の利用目的
お客様情報研修、研修コンサルティング、語学研修トレーナー育成トレーニング、国際派俳優トレーニング、各種コンテンツ・プログラム開発及び作成、オリジナル英語力評価試験、フォーラムのご案内等の受託等での業務提供のため
4.個人情報の第三者提供

当社は、次に掲げる場合を除き、お客様の個人情報を第三者に提供することはございません。

  • ご本人様の同意がある場合
  • 法令に基づく場合
  • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合
  • 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合
  • 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人様の同意を得
  • ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  • 業務を円滑に遂行するため、利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合
5.個人情報取扱いの委託

当社は事業運営上、お客様により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託しています。業務委託先に対しては、個人情報を預けることがあります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりお客様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。

6.個人情報の共同利用について

当社は以下の場合について、個人情報を共同利用することがあります。

  • 共同利用する個人情報の項目
  • お客様情報…氏名、住所、会社名その他お取引を円滑に進めるために必要な項目
    取引先情報…会社名、担当者名その他お取引を円滑に進めるために必要な項目
    従業者情報…氏名、住所、経歴その他労務管理および業務遂行上必要な項目

  • 共同利用者の範囲
  • 株式会社ウィル・シード(グループ会社)

  • 利用目的
  • 取得の際に当社が通知または公表した利用目的の範囲とする。

  • 個人情報の管理について責任を有する者の名称
  • 株式会社セブンシーズ

7.個人情報の開示等の請求

お客様は、当社に対してご自身の個人情報の開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止)に関して、当社問合わせ窓口に申し出ることができます。その際、当社はお客様ご本人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。開示等の申し出の詳細につきましては、下記「お問合せ窓口」まで申し出てください。

8.個人情報を提供されることの任意性について

お客様が当社に個人情報を提供されるかどうかは、お客様の任意によるものです。ただし、必要な項目をいただけない場合、各サービス等が適切な状態で提供できない場合があります。

9.認定個人情報保護団体について

認定個人情報保護団体とは、個人情報保護法第37条に基づき主務大臣の認定を受けた団体で、対象個人情報の取扱いに関する苦情処理、対象事業者への情報提供等を通じ個人情報の適正な取扱いの確保を目的とする団体です。

当社が加入する認定個人情報保護団体は、ありません。

【お問合せ窓口】

個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

  • 〒162-0054 東京都新宿区河田町3-51 東急ビューレジデンス市ヶ谷河田町4002
  • 株式会社セブンシーズ クライアントサービス担当
  • メールアドレス:info@7seas.co.jp
  • TEL:03‐5312‐7061 (受付時間 10:00~19:00※)
  • ※土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

■ 開示対象個人情報の請求手続きのご案内

当社で保有している開示対象個人情報に関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求(以下、「開示等の請求」といいます)につきましては、当社所定の請求書により、以下の手続きにて対応させていただきます。当社所定の請求書用紙につきましては、弊社「お問合せ窓口」までご連絡ください。当該請求用紙を送付させて頂きます。

1.「開示等の請求」申出先
  • 「開示等の請求」は下記宛、当社所定の請求書に必要書類・手数料を同封の上、郵送によりお願い申し上げます。
  • 〒162-0054 東京都新宿区河田町3-51 東急ビューレジデンス市ヶ谷河田町4002
  • 株式会社セブンシーズ クライアントサービス担当
  • メールアドレス:info@7seas.co.jp
  • TEL:03‐5312‐7061
2.「開示等の請求」に際してご提出いただく書類

「開示等の請求」を行う場合は、(1)の請求書に所定の事項を全てご記入の上、ご郵送下さい。なお、ご本人確認のため、当社から当社に登録いただいている個人情報のうち、ご本人確認可能な2項目程度(例:電話番号と生年月日等)の情報を当社からお問合せさせていただきます。

(1) 当社所定の請求書
  • 利用目的の通知の場合
    「開示対象個人情報利用目的通知請求書」
  • 開示の場合
    「開示対象個人情報開示請求書」
  • 訂正、追加又は削除の場合、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の場合
    「開示対象個人情報訂正等及び利用停止等請求書」
3.代理人様による「開示等の請求」の場合

「開示等の請求」をする方が代理人様である場合は、2.の(1)の書類に加えて、下記3.(1)の代理人である事を証明する書類の写しのいずれか及び3.(2)代理人様ご自身を証明する書類の写しのいずれかを同封してください。

(1) 代理人である事を証明する書類

<開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合>

  • 本人の委任状(原本)

<代理人様が未成年者の法定代理人の場合>

  • 戸籍謄本
  • 住民票(続柄の記載されたもの)
  • その他法定代理権の確認ができる公的書類

<代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合>

  • 後見登記等に関する登記事項証明書
  • その他法定代理権の確認ができる公的書類
(2) 代理人様ご自身を証明する書類の写し
  • 運転免許証
  • パスポート
  • 住民票
  • 住民基本台帳カード

※尚、本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください

4.「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法

利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、1回の請求につき、以下の金額(当社からの返信費を含む)を申し受けます。下記金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。
手数料金額:1,000円

5.「開示等の請求」に対する回答方法

原則として、請求書記載のご本人様住所宛に書面(封書郵送)にてご回答申し上げます。

  • 「開示等の請求」にともない取得した個人情報は、開示等の請求への対応に必要な範囲に限り取り扱います。
  • 以下の場合には、「開示等の請求」にお応えできない場合があります。その場合は、その旨と理由をご通知申し上げます。また、不開示の場合についても手数料をいただきますのでご承知ください。
  • ご本人様又は代理人様の本人確認できない場合
  • 所定の申請書類に不備があった場合
  • 開示等の請求の対象が「開示対象個人情報」(※)に該当しない場合
  • ご本人様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 法令に違反することとなる場合

※開示対象個人情報とは、体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、ご本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するものです。ただし、以下a)~d)のいずれかに該当する場合は開示対象個人情報には該当しません。

  • 当該個人情報の存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの
  • 当該個人情報の存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの
  • 当該個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
  • 当該個人情報の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの

PRIVACY POLICY

  • Date of Enactment 2003/8/25
  • Latest Revision 2017/10/2
  • Seven Seas Corporation, Ltd.
  • President Makoto Nagasawa

Our company, regarding our handling of all private information we deal with as a provider of language and communication training to businesses, while recognizing our social responsibility, pledges to abide by all laws and regulations covering private information and the protection of individual’s rights. Moreover, we declare that in implementing the policies listed below we will, beyond constructing a private information management system, recognizing and utilizing the most up to date technology, changes in social demands and in the business environment, leverage our entire company to continually renew our systems and policies to handle personal information with the highest care.

  • Personal Information will, in our role as a provider of language and communication training to businesses, in the proper conduct of our business, be limited to those aspects necessary in the employment and management by our HCD department of employees, and when being acquired, used or distributed, always be subject to provisions to prevent the use of said information exceeding its remit.
  • We will always strictly observe all regulations, national laws and rules in the handling of Personal Information.
  • To prevent the risk of leaks, damage to reputation or material losses, we will create a rational scheme that, in accordance with realistic business situations and capital assets, continually seeks to improve our Personal Information privacy framework. In the case of unforeseen eventualities, we shall instigate corrective measures to resolve such situations.
  • In response to any complains or concerns in the handling of Personal Information, we will, as fast as possible and in good faith, take appropriate action.
  • Our Personal Information Management System will, in response to any changes in the business environment, be modified swiftly and appropriately in an effort to continually improve our services.

This policy, beyond being distributed and made known to all relevant persons, will be made freely available on our company’s website and all literature, and to all persons at any time who may wish to receive it.

Personal Information Handling Policy

1.Employers Name

Seven Seas Co., Ltd.

2.Personal Information Manager (or their Representative) position and contact details
  • Manager: Personal Information Protection Management and Accountability Administration Director
  • Company and Department: Seven Seas Co., Ltd. Administration Dept.
  • Contact Details: Tel : 03(5312)7061
3.Purposes of Use of Personal Information
TypePurpose of Use
(1) Purpose of the use of Personal Information obtained directly from the person in written form (“written form” is defined hereafter as personal web-pages and email and other electronic forms of communication, as well as traditional forms): Disclosed Personal Information
Customer InformationTraining, training consultation, internal trainer’straining, international actor’si training, all types of program development and creation, production of original English level testing materials, forum invitation
Shareholder InformationPublic information disclosure, delivery of distributed materials, communication
Client InformationCommunication related to meetings or business operations, receiving and placing of orders, billing
Staff InformationStaff human capital management, business management and oversight, health management, security management
Potential EmployeesFor communicating with applicants and for management of the recruiting process
(2) Purpose of the use of Personal information obtained other than written form
Customer InformationTraining, training consultation, internal trainers’ training, international actors’ training, all types of program development and creation, production of original English level testing materials, forum invitation
4.Provision of Personal Information to 3rd Parties

Seven Seas will never supply a customer’s Personal Information to any 3rd party except in the following cases:

  • Explicit agreement has been obtained from the customer.
  • As required by law.
  • To prevent damage to any person’s life, person or property, Even if it is not possible to obtain direct agreement from the customer.
  • For the protection of the public health, or the promotion of healthy children, even ifit is not possible to obtain direct agreement from the customer.
  • To cooperate with Government agencies or regional institutions or their agents in connection with the proper execution of their duties in regards to the law, even not getting agreement from the customer would obstruct these activities
  • In order for the smooth operation of business, it may be necessary within the scope of the requirements of use, to set aside all or part of this policy on the handling of Personal Information.
5.Entrustment of the Handling of Personal Information

Seven Seas, beyond the execution of our duties, wishes to provide the best possible service to our customers, and for this reason may entrust part of our operations to an external organization, which on occasion may be supplied with Personal Information. In this case, we will only select those external partners who have been confirmed to correctly handle Personal Information, and through stipulated contractual obligations will manage and maintain the secrecy of Personal Information in order to prevent any and all leaks.

6.Sharing of Personal Information

Seven Seas shares Personal Information as below.

  • Items of Personal Information
  • Customer information…Name, Address, Company Name and other information to smoothen business
    Client information …Company Name, Person in charge and other information to smoothen business
    Staff information…Name, Address, Profile and other information for labor management and doing business

  • Company that shares Personal Information
  • WiLLSeed Co., Ltd (Affiliate Company)

  • Purpose of Use
  • This is the same purpose that is notified or published when Seven Seas obtains the Personal Information.

  • Company responsible for managing Personal Information.
  • Seven Seas Co., Ltd.

7.Requests Regarding the Disclosure of Personal Information

Customers can, regarding their own Personal Information disclosures (notification of the purposes of use, corrections, addition of deletion of contents, cessation of use or removal of records, cessation of provision of Personal Information to 3rd parties), contact and communication with our company. In this case, after we have confirmed your identity as the owner of the Personal Information, we will respond to your queries in a reasonably period of time. For further information, please contact our company through the address listed below.

8.Regarding the Provision of Personal Information

Whether to provide Personal Information to Seven Seas is a voluntary act by the customer. However if the necessary Personal Information is not provided, then there is the possibility that we will be unable to fully provide any and all services.

9.Regarding the Conformity Assessment Body

The Conformity Assessment Body is, receiving accreditation from the State Minister with the 37 provisions for the protection of Personal Information as its basis, an organization that managers complaints regarding the handling of Personal Information, and provides information on the correct handling of Personal Information to enterprise.

Our company is unaffiliated with the Conformity Assessment Body.

Enquiries

For any enquiries regarding our Personal Information Privacy Policy, please contact us using the details below.

  • 〒162-0054 Tokyo-to, Shinjuku-ku, Kawada-cho, 3-51 Tokyu View Residence Ichigaya Kawada-cho 4002
  • Seven Seas Co., Ltd. Client Service Manager
  • Email Address info@7seas.co.jp
  • Tel 03 – 5312 – 7061

Any contact Saturdays, Sundays, National Holidays, New Years period, Golden Week will be responded on the next business day.

■ Guide to Procedures Regarding Currently Held Personal Information

In the case of requests from the subject of Personal Information held by our company, or their appointed representative, for the purposes of notification of usage, disclosure of held information, revision of contents, addition or deletion, cessation of use, removal of records or cessation of provision to 3rd parties (referred to below as “Disclosure Requests”), these requests, using the Request Forms prescribed, are effected by the procedures set out below. For any enquiries regarding the Request Forms, please contact us. The above mentioned forms will

1.Disclosure Requests Submission Information
  • We request that when submitted Disclosure Requests to the following address you lilease include all necessary documentation and charges.
  • 〒162-0054 Tokyo-to, Shinjuku-ku, Kawada-cho, 3-51 Tokyu View Residence Ichigaya Kawada-cho 4002
  • Seven Seas Co., Ltd. Client Service Manager
  • Email Address info@7seas.co.jp
  • Tel 03 – 5312 – 7061
2.Documentation Necessary for Disclosure Requests

When carrying out Disclosure Requests please include the documents listed in point (1) and submit them by post. In order to confirm the identity of the requester, our company may request confirmation of up to 2 pieces of Personal Information already held by us (for example telephone number, date of birth).

(1) Defined Disclosure Requests
  • Notification of Purpose of Use
  • <Request Form for Notification of Purpose of Use of Personal Information Subject to Disclosure>

  • Disclosure
  • <Request Form for Disclosure of Personal Information Subject to Disclosure>

  • Correction, Addition, Deletion, Cessation of Provision to 3rd Parties or Use, Removal of Records
  • <Request Form for Revision of Contents etc. and Cessation of Usage etc. of Personal Information Subject to Disclosure>

3.Disclosure Requests by Proxy

In the case of a proxy handling a Disclosure Request, as well as the documents listed in 2. (1), please enclose the documents listed in 3. (1) required as proof of status as an authorized representative, and the documents listed in 3. (2) required as proof of identity.

(1) Documents required for proof of status as an authorized representative

In the case the proxy has been delegated to by the owner of the information

  • Letter of trust from the information’s owner (original copy)

In the case the proxy is the legal guardian of the information’s owner

  • Copy of the family register
  • Residents Certificate (Juminhyo) (with the proxies relationship to the information’s owner registered)
  • Other public documentation that can prove guardianship

In the case the proxy is the legal guardian of a major

  • Documentation proving ward of the information’s owner has been given to the proxy
  • Other public documentation that proves custody
(2) Proof of Identity for Proxy (Copies)
  • Driving License
  • Passport
  • Residence Certificate (Juminhyo)
  • Basic Resident Ledger Card

When providing residence information, only the city, prefecture or administrative region is required. Please obscure all other information regarding your address.

4.Disclosure Requests Fees and Collections

For notifications of purposes of use or other Disclosure Requests, a one time fee of the amount listed below is required. This fee includes return postage fees. Please include a postal order for the amount listed below.
Procedure fees: JPY1,000

5.How Disclosure Requests will be Answered
  • In principle, all correspondence regarding Disclosure Requests will be sent by post to the address written on the Disclosure Request form.
  • In the following cases, we may not be able to comply with your Disclosure Request. In these cases, we will inform you of the reason for this. Unfortunately, your understanding is requested that we will be unable to refund the procedure fee.
  • We cannot confirm the applicant’s identity as the information owner or their authorized representative.
  • The forms required have been incorrectly filled out.
  • The requested information does not meet any of the criteria listed below in the section marked (※).
  • The disclosure may cause harm to the life, person or estate of the information’s owner or a 3rd party.
  • The disclosure may cause a strong effect on the proper conduct of our business.
  • The disclosure conflicts with the law.

※“Personal Information Subject to Disclosure” is a systematically composed accumulation of Personal Information, on which our company bears the authority to comply with all customer requests regarding disclosure of information, deletion, addition or revision of contents, cessation of usage, removal of records or cessation of provision of information to a 3rd party. If the information meets one or more of the criteria below, it does not qualify as “Personal Information Subject to Disclosure”.

  • Dependent on the clear existence of the aforementioned information, where harm to persons or property to the information’s owner or a 3rd party may occur.
  • Dependent on the clear existence of the aforementioned information, unlawful or unjust acts may be encouraged or provoked
  • Dependent on the clear existence of the aforementioned information, damage to the safety of the country, other countries, international trust may occur, or may cause disadvantage to international negotiation.
  • Dependent on the clear existence of the aforementioned information, interference with the prevention, suppression or investigation of crime, or other projects for the public good or safety may occur.